Yhä useampi helsinkiläinen hoitaa kaupungin kanssa asiointinsa täysin verkossa – ilman jonoja, aukioloaikoja tai paperilomakkeita. Helsingin kaupunki on rakentanut laajan digipalveluiden kokonaisuuden, joka kattaa kaiken varhaiskasvatuksen hakemuksista terveystietoihin ja rakentamisen lupa-asioihin. Tässä artikkelissa käydään läpi, mistä Helsingin digipalvelut koostuvat, miten niitä käytetään turvallisesti ja mistä saa apua, jos digiasiointi tuntuu vielä hankalalta.
Mikä on digipalvelu ja miksi Helsinki digitalisoi palveluitaan
Digipalvelulla tarkoitetaan sähköistä palvelua, jota voi käyttää verkon kautta ilman fyysistä käyntiä virastossa. Helsingin kaupungille digitalisaatio ei ole ollut pelkkä tekninen uudistus, vaan osa laajempaa tavoitetta parantaa asukaskokemusta ja tehostaa toimintaa. Kehittämisen tavoitteena on tehostaa palveluita, parantaa asiakaskokemusta ja muuttaa työn tekemisen tapoja kauttaaltaan kaupunkiorganisaatiossa, sillä digitalisaatio kytkeytyy laajempaan kaupunkikonsernin uudistumiseen eikä ole irrallinen hanke.
Väestön moninaistuminen on tuonut mukanaan uusia vaatimuksia. Kaupungin on varmistettava, että palvelut ovat saavutettavia, helppokäyttöisiä ja monikielisiä, ja eri taustoista tulevien asukkaiden tarpeet pyritään huomioimaan jo suunnitteluvaiheessa. Tämä koskee myös asukkaita, joilla on fyysisiä tai kognitiivisia rajoitteita tai heikommat digitaidot – siksi kaupunki panostaa muun muassa selkokielisyyteen ja tukipalveluihin.
Toinen keskeinen haaste on järjestelmien yhteentoimivuus. Monet kaupungin järjestelmät eivät ole vieläkään täysin yhteentoimivia, mikä vaikeuttaa tiedon hyödyntämistä eri toimialojen välillä. Tämän vuoksi Helsinki kehittää ratkaisuja erityisesti sosiaali- ja terveyspalvelujen yhteentoimivuuden parantamiseksi, sillä ilman yhteisiä digialustoja digitalisaation hyödyt jäävät vajaiksi.
Asiointi.hel.fi – kaupungin keskeinen sähköinen asiointikanava
Suurin osa asukkaiden arjen asioinnista tapahtuu asiointi.hel.fi-palvelun kautta. Palvelu on suunniteltu käytettäväksi mihin aikaan tahansa: sähköiset asiointipalvelut ovat avoinna ympäri vuorokauden, ja kirjautumalla palveluun voi täyttää ja lähettää lomakkeita tai ilmoittautua esimerkiksi kursseille.
Kirjautuminen ja tunnistautuminen
Palvelun käyttö edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista. Kirjautuminen onnistuu pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai varmennekortilla. Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käyttäjää pyydetään rekisteröitymään ja ilmoittamaan sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero kansainvälisessä muodossa. Rekisteröintilomakkeella näkyvät myös käyttäjän nimi ja syntymäaika, koska tiedot haetaan suoraan väestörekisteristä. Rekisteröitymisen jälkeen käyttäjä saa oman henkilökohtaisen asiointikansion, johon kertyvät kaikki asiointiin liittyvät tiedot ja ilmoitukset.
Yritys- ja yhteisöasiakkaiden osalta tunnistautuminen hoidetaan eri tavalla: yritykset ja organisaatiot ovat tunnistautuneet Helsingin sähköiseen asiointiin pelkästään Suomi.fi-valtuuksilla vuoden 2021 alusta lähtien.
Kätevä lisäominaisuus on se, että samalla kirjautumisella pääsee usein myös valtakunnallisiin palveluihin. Kun on kirjautunut Helsingin kaupungin palveluihin, pääsee samalla kirjautumisella myös useisiin valtion palveluihin – esimerkiksi Omakantaan – kirjoittamalla palvelun osoitteen ja kirjautumalla sitä kautta uudelleen.
Mitä asioita voi hoitaa verkossa
Asiointi.hel.fi:n kautta hoidetaan muun muassa:
- Kurssi- ja tapahtumailmoittautumiset
- Erilaiset hakemukset ja lomakkeet kaupungin eri toimialoille
- Rakentamiseen liittyvät johtoselvitykset ja lupahakemukset
- Varhaiskasvatukseen liittyvä asiointi (nykyisin Edlevo-järjestelmän kautta)
Jos asiointiin liittyy ongelmia, apua saa suoraan kaupungilta: sähköisen asioinnin neuvonta auttaa asiointi.hel.fi-sivujen käytössä arkisin kello 8–18.
Varhaiskasvatuksen digiasiointi Edlevo-palvelussa
Perheiden arkea helpottamaan Helsinki on siirtänyt kodin ja varhaiskasvatuksen välisen viestinnän Edlevo-järjestelmään. Palveluun kirjaudutaan turvallisesti Suomi.fi-tunnistautumisella, ja kirjautuminen tarkoittaa samalla suostumusta sähköiseen asiointiin ja päätösten sähköiseen tiedoksiantoon.
Edlevo toimii kätevästi sekä mobiilisovelluksena että selaimessa. Sovelluksen voi ladata Google Playsta tai App Storesta, ja se on saatavilla suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi – mobiilisovellus käyttää automaattisesti laitteen käyttöjärjestelmän kieltä, kun taas selainversiossa kielen voi vaihtaa kirjautumisen jälkeen. Palvelun kautta voi muun muassa päivittää yhteystietoja, seurata lapsen varhaiskasvatukseen liittyviä päätöksiä ja saada ilmoituksia uusista viesteistä.
Terveys- ja sosiaalipalvelujen sähköinen asiointi
Terveydenhuollon digiasiointi on Helsingissä kokenut ison muutoksen. Terveydenhuollon sähköinen asiointi siirtyi Maisa-palveluun vuonna 2021, ja sosiaali- ja terveystoimen asiakkaana ja potilaana Maisa-asiakasportaalia voi käyttää sähköiseen asiointiin muun muassa terveyspalveluissa, hammashoidossa, neuvoloissa, iäkkäiden palveluissa ja sosiaalipalveluissa.
Reseptiasiat puolestaan hoituvat valtakunnallisen Omakanta-palvelun kautta. Palvelusta löytyvät tiedot sähköisistä resepteistä, ja sen kautta voi myös pyytää eReseptin uusimista. Lisäksi palvelusta näkee lääkäreiden ja hoitajien kirjaamia sairauskertomustekstejä, ja hoitoon liittyvät tiedot sekä laboratoriotulokset ilmestyvät palveluun yleensä viikon sisällä käynnistä. On kuitenkin hyvä tiedostaa, ettei Omakannasta välttämättä näy vielä kaikkia tietoja kaikista terveyspalveluista.
Digituki: maksutonta apua digiasiointiin
Kaikki eivät koe digiasiointia luontevaksi, ja Helsinki on vastannut tähän tarpeeseen tarjoamalla maksutonta digitukea. Helsingin kaupungin digituki auttaa arjen digipulmissa, ja apua voi saada puhelimessa, chatissa, palvelupisteissä tai jopa omassa kodissa.
Digitukea on tarjolla useissa toimipisteissä eri puolilla kaupunkia, esimerkiksi kirjastoissa ja seniorikeskuksissa, mikä tekee avun hakemisesta helppoa asuinalueesta riippumatta. Palvelu on erityisen arvokas ikääntyneille asukkaille sekä henkilöille, joille suomen kieli tai digitaaliset laitteet ovat vielä vieraita. Myös valtakunnallinen Kansalaisneuvonta tarjoaa apua erityisesti pankki-, mobiili- ja varmennekorttitunnistautumiseen liittyvissä kysymyksissä.
DigiHelsinki: kaupungin digitaalisten palvelujen selkäranka
Asukkaille näkyvien palvelujen taustalla toimii DigiHelsinki, kaupungin oma strateginen kumppani digipalveluiden tuottamisessa. DigiHelsinki on Helsingin kaupungin strateginen kumppani, joka tuottaa keskitetysti kaupungin toiminnan kannalta kriittiset digitaaliset palvelut ja räätälöi ne toimialojen ja liikelaitosten erityistarpeiden mukaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti.
DigiHelsinki Oy syntyi kaupungin päätöksestä keskittää sisäiset digipalvelut yhteen yhtiöön. Kaupungin talousarviossa 2022 linjattiin, että kaupungin sisäisten digitaalisten peruspalvelujen tuottamista varten perustetaan inhouse-yhtiö, ja kaupunginvaltuusto teki päätöksen yhtiön perustamisesta kesäkuussa 2022. Vuoden 2023 alusta toimintansa aloittanut yhtiö sai nimekseen DigiHelsinki Oy, ja se tarjoaa muun muassa laitteiden, ohjelmistojen ja tietoteknisten häiriötilanteiden tukipalveluja kaupungin henkilöstölle. Vaikka tämä puoli toiminnasta ei näy suoraan asukkaille, se muodostaa teknisen perustan, jonka varassa kaikki muut digipalvelut toimivat luotettavasti.
Miten Helsingin digipalveluita kehitetään jatkossa
Helsinki ei rakenna digipalveluitaan yksin, vaan yhdessä eri sidosryhmien kanssa. Parempia palveluja kehitetään yhdessä asiantuntijoiden, kaupunkilaisten ja yritysten kanssa, ja tavoitteena on, että kaupungin palvelut ovat tulevaisuudessa helppokäyttöisiä ja kätevästi kaupunkilaisten ulottuvilla.
Kehitystyötä ohjaa myös yhteinen kehittämisopas, joka auttaa varmistamaan, että eri toimialojen palvelut tuntuvat asukkaan näkökulmasta yhtenäisiltä. Kehittämisopas auttaa kaupungin organisaatiota ja sen yhteistyökumppaneita noudattamaan yhteisiä periaatteita ja käyttämään sopivia työkaluja, kun kaupungin digitaalisia palveluita suunnitellaan ja rakennetaan. Näin pyritään luomaan helsinkiläisille sujuva ja kokonaisuutena yhtenäinen palvelukokemus riippumatta siitä, mitä kaupungin palvelua käyttää.
Käytännön ohjeita digipalveluiden käyttöön
Ennen kuin aloitat asioinnin, kannattaa varmistaa muutama asia:
Varmista tunnistautumisvälineet
Pankkitunnukset, mobiilivarmenne tai varmennekortti kannattaa tarkistaa etukäteen, sillä lähes kaikki palvelut edellyttävät vahvaa tunnistautumista.
Tunnista oikea palvelukanava
Terveys- ja sosiaaliasiat hoituvat Maisan kautta, varhaiskasvatus Edlevossa ja muu yleinen asiointi asiointi.hel.fi-portaalissa.
Hyödynnä maksutonta digitukea
Jos jokin askel tuntuu epäselvältä, apua saa puhelimitse, chatissa tai kasvokkain lähimmästä toimipisteestä.
Kirjaudu ulos asioinnin jälkeen
Tämä on tärkeää etenkin jaetuilla tai julkisilla laitteilla asioitaessa.
Lataa tarvittavat sovellukset valmiiksi
Esimerkiksi Edlevo-sovellus kannattaa asentaa puhelimeen jo ennen kuin sitä tarvitsee kiireessä.
Yhteenveto
Helsingin digipalvelut muodostavat laajan ja jatkuvasti kehittyvän kokonaisuuden, joka ulottuu sähköisestä asioinnista terveydenhuoltoon, varhaiskasvatukseen ja kaupungin sisäiseen tietotekniseen infrastruktuuriin. Kaupunki panostaa saavutettavuuteen, monikielisyyteen ja käytettävyyteen, jotta mahdollisimman moni asukas hyötyisi digitalisaation tuomista eduista – unohtamatta niitä, jotka tarvitsevat vielä tukea matkan varrella. Kun tunnet keskeiset palvelukanavat ja tiedät, mistä saat apua tarvittaessa, Helsingin kanssa asiointi sujuu jatkossa huomattavasti kätevämmin.
